PHP  エクセル10倍活用術              操作編

 ・支店別・担当者別の集計表を作成する  

操作の概要

 ここでは、 支店別・担当者別の集計表を「集計機能」を利用して集計する方法を説明します。
ここでは200店の得意先の売上表を利用して支店別、担当者別に集計します。

 集計機能を利用する時には、まずデータの「並べ替え」を行う必要があります。

 集計機能では1度に1つの項目でしか集計は出来ません。その為「支店名」で集計して、さらに「担当者名」で集計させる操作が必要です。

 ここでは、「支店名」での集計の操作方法は詳細に説明しますが、「担当者名」での操作方法は簡単に説明します。
 


 この操作を行う 前提条件として、各セルにすべての項目が入っている事が必要です。
 例えば、下図上段のような表の場合には、下段の表にようにして下さい。


 

操作の流れ

並べ替えを行います (集計の為の準備操作)

  • 支店別に、さらに担当者別に集計を行います。その為に、まず 支店別担当者名別に並べ替えを行います。
    (1項目だけの集計の場合には、 その項目の降順アイコンや昇順アイコンによる並べ替えだけでOKです)
  1. メニューバーの【データ】→【並べ替え】とクリックします。

並べ替えダイアログにて、支店名と担当者の並べ替えを指定します

  1. 表示された並べ替えダイアログで、まず最優先されるキーとして「支店名」を選択します。
    「降順」か「昇順」は問いません。

  2. 次に2番目のキーとして「担当者名」を選択します。

  3. 次に3番目のキーとして「売上額」を「降順」に指定します。
     *「売上額」を降順に指定するのは、集計の操作には関係ありませんが、支店別担当者別に集計した時に、さらに売上額が多い順
      に表示させたい為です。

  4. 【OK】をクリックします。

支店別、担当者別の昇順に並べ替えられました(準備完了)

  1. 下図のように、支店別、担当者別の昇順で、売上高順に並べ替えられました。
    これで「集計」機能を利用する準備が出来ました。

【集計】の指定します

  1. メニューバーより【データ】→【集計】とクリックします。

集計の基準や方法等を指定します

  1. 表示された集計の設定ダイアログにて、グループの基準は表示された「支店名」、集計の方法は表示された「合計」、その他そのままで良いので、【OK】をクリックします。




  • 「支店名」を最優先のキーで並べ替えていますので、グループの基準に「支店名」が表示されています。
  • 集計の方法は10種類から選択出来ます。
    既定値は「合計」です。
  • 「現在の集計表と置き換える」のチェックボタンは、最初の集計操作の場合には、チェックがあってもなくても同じ結果となります。
  • 「集計行をデータの下に挿入する」のチェックをはずすと、集計行が各グループの上に表示されます。


 

支店名ごとに集計されて、総計も入った集計表が出来まし た

  1. 支店ごとのアウトライン機能もついた集計表が出来ました。

 

 ・『参考』:アウトラインの「2」ボタンをクリックして折りたたんだ状態
        =小計と総計の表示

 ・『参考』:アウトラインの「1」ボタンをクリックして折りたたんだ状態
        =総計のみの表示

 ・『参考』:「3」ボタンで全て表示されます。

   ・ ボタンをクリックすると、詳細データが非表示となります。
   ・ ボタンをクリックすると、詳細データが表示されます。

次に担当者名別に集計してみます

  1. ここでは、ボタン「2」をクリックして、小計行のみを表示させた状態とします

  2. メニューバーより再度、【データ】→【集計】と指定します。

担当者名別に集計指定をします

  1. グループの基準を「担当者名」に変更します。

  2. 「現在の集計表と置き換える」のチェックをはずします。(ここは大切な所です)

  • チェックをつけたまま指定すると、「担当者名」での集計表が、上図の表と置き換わってしまいます。
    チェックを取ると、上図の表の中に支店別・担当者別の表として表示されます。
  1. 【OK】をクリックします。

支店名別担当者名別の集計表が出来ました

  1. 下図のように、支店別担当者別の集計表が出来ました。