操作の概要

ここでは、 支店別・担当者別の集計表を「集計機能」を利用して集計する方法を説明します。 ここでは200店の得意先の売上表を利用して 、支店別担当者別に集計します。 　Ｅｘｃｅｌ2003の集計機能に当たる機能は、【データ】タブの「アウトライン」の【小計】という機能になります。 　小計機能を利用する時には、まずデータの「並べ替え」を行う必要があります。 　小計機能では１度に１つの項目でしか、集計は出来ません。その為「支店名」で集計して、さらに「担当者名」で集計させる操作が必要です。 　ここでは、さらに「売上額」を大きい順（降順）に並べ替えます。これはこの【小計】の操作上は必要ではありませんが、集計表としてはその方が良いので指定します。 　ここでは、「支店名」での小計の操作方法は詳細に説明しますが、「担当者名」「売上額」での操作方法は簡単に説明します。

この操作を行う 前提条件として、各セルにすべての項目が入っている事が必要です。 　例えば、下図上段のような表の場合には、下段の表にようにして下さい。

操作の流れ

並べ替えを行います［小計（集計）の為の準備操作］ 支店別に、さらに担当者別に集計を行います。その為に、まず支店別担当者名別売上高順に並べ替えを行います。 （１項目だけの集計の場合には、 その項目の降順アイコンや昇順アイコンによる並べ替えだけでＯＫです） 【データ】タブ→［並べ替えとフィルター］の【並べ替え】をクリックします。 ここ では【データ】タブの【並べ替え】を指定しています。 　【ホーム】タブにも【並べ替え】はあります。 　【ホーム】タブより指定する場合には、「ユーザー設定の並べ替え」の指定が必要になります。 並べ替えダイアログにて、支店名と担当者の並べ替えを指定します 表示された並べ替えダイアログで、まず最優先されるキーとして「支店名」を選択します。 並べ替えのキーは、ここでは「値」のままで良く、順序も「昇順」のままで良いです。 次に並べ替えたいレベルを指定したいので、【レベルの追加】をクリックします。 次に優先させたいキーの欄が表示されます。 ここでは「担当者名」を選択して指定します。 並べ替えのキーは、ここでは「値」のままで良く、順序も「昇順」のままで良いです。 　 次に、操作４〜５と同様に、【レベルの追加】をクリックします。 そしてここでは「売上額」を選択して指定します。 並べ替えのキーは、ここでは「値」のままで良いですが、順序は「降順」として、売上額が多い順に表示させます。 ここでは、この３つの並べ替えの指定で終了なので【ＯＫ】をクリックします。 支店別、担当者別 、売上高順に並べ替えられました［準備完了］ 下図のように、支店別、担当者別の昇順に、そして売上高の降順に並べ替えられました。 これで「小計（集計）」機能を利用する準備が出来ました。 【小計（集計）】の指定します 【データ】タブ→［アウトライン］の【小計】をクリックします。 集計の基準や方法等を指定します 表示された集計の設定ダイアログにて、グループの基準は表示された「支店名」、集計の方法は表示された「合計」、その他そのままで良いので、【ＯＫ】をクリックします。 　 「支店名」を最優先のキーで並べ替えていますので、グループの基準に「支店名」が表示されています。 集計の方法は１０種類から選択出来ます。 既定値は「合計」です。 「現在の集計表と置き換える」のチェックボタンは、最初の集計操作の場合には、チェックがあってもなくても同じ結果となります。 「集計行をデータの下に挿入する」のチェックをはずすと、集計行が各グループの上に表示されます。 支店名こどに集計されて、総計も入った集計表が出来まし た 支店ごとのアウトライン機能もついた集計表が出来ました。 　 　・『参考』：アウトラインの「２」ボタンをクリックして折りたたんだ状態  　　　　　　　＝小計と総計の表示 　・『参考』：アウトラインの「１」ボタンをクリックして折りたたんだ状態 　　　　　　　＝総計のみの表示 　・『参考』：「３」ボタンで全て表示されます。 　　　・　ボタンをクリックすると、詳細データが非表示となります。 　　　・　ボタンをクリックすると、詳細データが表示されます。 次に担当者名別に集計してみます 再度【小計】をクリックします。 担当者名別に集計指定をします グループの基準を「担当者名」に変更します。 「現在の集計表と置き換える」のチェックをはずします。（ここは大切な所です） チェックをつけたまま指定すると、「担当者名」での集計表が、上図の表と置き換わってしまいます。 チェックを取ると、上図の表の中に支店別・担当者別の表として表示されます（操作１７の図参照の事）。 【ＯＫ】をクリックします。 支店名別担当者名別の集計表が出来ました 下図のように、支店別担当者別の集計表が出来ました。