PHP  エクセル10倍活用術              操作編

 ・支店別・担当者別の集計表を作成する

 


操作の概要

 ここでは、 支店別・担当者別の集計表を「集計機能」を利用して集計する方法を説明します。
ここでは200店の得意先の売上表を利用して 、支店別担当者別に集計します。

 Excel2003の集計機能に当たる機能は、【データ】タブの「アウトライン」の【小計】という機能になります。

 小計機能を利用する時には、まずデータの「並べ替え」を行う必要があります。

 小計機能では1度に1つの項目でしか、集計は出来ません。その為「支店名」で集計して、さらに「担当者名」で集計させる操作が必要です。

 ここでは、さらに「売上額」を大きい順(降順)に並べ替えます。これはこの【小計】の操作上は必要ではありませんが、集計表としてはその方が良いので指定します。

 ここでは、「支店名」での小計の操作方法は詳細に説明しますが、「担当者名」「売上額」での操作方法は簡単に説明します。
 



 この操作を行う 前提条件として、各セルにすべての項目が入っている事が必要です。
 例えば、下図上段のような表の場合には、下段の表にようにして下さい。


 


操作の流れ

並べ替えを行います[小計(集計)の為の準備操作]

  • 支店別に、さらに担当者別に集計を行います。その為に、まず支店別担当者名別売上高順に並べ替えを行います。
    (1項目だけの集計の場合には、 その項目の降順アイコンや昇順アイコンによる並べ替えだけでOKです)
  1. 【データ】タブ→[並べ替えとフィルター]の【並べ替え】をクリックします。

  • ここ では【データ】タブの【並べ替え】を指定しています。
     【ホーム】タブにも【並べ替え】はあります。
     【ホーム】タブより指定する場合には、「ユーザー設定の並べ替え」の指定が必要になります。

並べ替えダイアログにて、支店名と担当者の並べ替えを指定します

  1. 表示された並べ替えダイアログで、まず最優先されるキーとして「支店名」を選択します。

  2. 並べ替えのキーは、ここでは「値」のままで良く、順序も「昇順」のままで良いです。

  1. 次に並べ替えたいレベルを指定したいので、【レベルの追加】をクリックします。

  1. 次に優先させたいキーの欄が表示されます。

  2. ここでは「担当者名」を選択して指定します。

  3. 並べ替えのキーは、ここでは「値」のままで良く、順序も「昇順」のままで良いです。
     

  4. 次に、操作4〜5と同様に、【レベルの追加】をクリックします。

  5. そしてここでは「売上額」を選択して指定します。

  6. 並べ替えのキーは、ここでは「値」のままで良いですが、順序は「降順」として、売上額が多い順に表示させます。

  7. ここでは、この3つの並べ替えの指定で終了なので【OK】をクリックします。

支店別、担当者別 、売上高順に並べ替えられました[準備完了]

  1. 下図のように、支店別、担当者別の昇順に、そして売上高の降順に並べ替えられました。
    これで「小計(集計)」機能を利用する準備が出来ました。

【小計(集計)】の指定します

  1. 【データ】タブ→[アウトライン]の【小計】をクリックします。

集計の基準や方法等を指定します

  1. 表示された集計の設定ダイアログにて、グループの基準は表示された「支店名」、集計の方法は表示された「合計」、その他そのままで良いので、【OK】をクリックします。

 


  • 「支店名」を最優先のキーで並べ替えていますので、グループの基準に「支店名」が表示されています。
  • 集計の方法は10種類から選択出来ます。
    既定値は「合計」です。
  • 「現在の集計表と置き換える」のチェックボタンは、最初の集計操作の場合には、チェックがあってもなくても同じ結果となります。
  • 「集計行をデータの下に挿入する」のチェックをはずすと、集計行が各グループの上に表示されます。

支店名こどに集計されて、総計も入った集計表が出来まし た

  1. 支店ごとのアウトライン機能もついた集計表が出来ました。

 

 ・『参考』:アウトラインの「2」ボタンをクリックして折りたたんだ状態
        =小計と総計の表示

 ・『参考』:アウトラインの「1」ボタンをクリックして折りたたんだ状態
       =総計のみの表示

 ・『参考』:「3」ボタンで全て表示されます。

   ・ ボタンをクリックすると、詳細データが非表示となります。
   ・ ボタンをクリックすると、詳細データが表示されます。

次に担当者名別に集計してみます

  1. 再度【小計】をクリックします。

担当者名別に集計指定をします

  1. グループの基準を「担当者名」に変更します。

  2. 「現在の集計表と置き換える」のチェックをはずします。(ここは大切な所です)

  • チェックをつけたまま指定すると、「担当者名」での集計表が、上図の表と置き換わってしまいます。
    チェックを取ると、上図の表の中に支店別・担当者別の表として表示されます(操作17の図参照の事)。
  1. 【OK】をクリックします。

支店名別担当者名別の集計表が出来ました

  1. 下図のように、支店別担当者別の集計表が出来ました。