PHP  エクセル10倍活用術              操作編

 ・フィルタを利用して抽出する

操作の概要

 ここでは、フィルタ(Excel2007での呼び方)を利用した、条件指定による抽出方法を説明します。
 下記の代表的な8つの抽出方法より、それぞれ例で操作方法を説明します。

 それぞれの操作説明では全て新規にそれぞれの抽出条件を設定するものとして説明します。

   @ある列の中の、ある項目のみを抽出する(業種がレストランのみを抽出)
   Aある列の中の、複数項目を選択して抽出する(食品群より複数項目を選択して抽出)
   Bある列の中の、最大値または最小値を抽出する(売上額のトップ15店を抽出)
   Cある列の特定の文字列を含む行のみを抽出する(業種より麺の文字があるものを抽出)
   D空白セル、または空白以外のセルのみを抽出する(空白のセルを抽出)
   E指定した数値よりも大きい、または小さい数値を抽出する
                                 (売上額が50万以上100万以下を抽出)   
   F文字列の先頭、または末尾の文字で抽出する(店名の頭に「イツミ」がつく店を抽出)
   G上位または下位の数値をパーセントで抽出する(売上金額の上位5%の店を抽出)
 



 フィルタを利用した抽出には大きく言って上記のように8つの抽出方法があります。

 1度に1つの列に対してのみ抽出指示を行いますが、その後さらに別の列に抽出指示は行えます 。

 

操作の流れ@−業種がレストランのみを抽出

フィルタを指定 します

  1. 【データ】タブ→[並べ替えとフィルタ]の【フィルタ】とクリックします。
    または、【ホーム】ダフ→[編集]の【並べ替えとフィルタ】→【フィルタ】とクリックします。

  2. 1行目の項目名にデータを抽出する矢印  が表示されます。

C列の業種名より「レストラン」のみを抽出します

  1. C列の業種名の横に表示された   (@)をクリックします。

  2. 表示された業種名一覧より「(すべて選択)」(A)をクリックで消します。

  3. 今表示させたい「レストラン」(B)をクリックして、チェックをつけます。

  4. 【OK】をクリックします。

    (注)この場合のように項目が少ない時は、不要な「スーパー」と「食料品店」をクリックで消す事も出来ますが、項目名が多い場合に 
       は上記の方法が有効です。

業種がレストランのみが抽出されました

  1. 下図のように、業種がレストランのみの抽出表となりました。

 ここで注意して見て頂きたい点が 4点あります。
  1. 今抽出条件を設定した「業種名」の  が、 フィルタが付いている印  に変わっ   ている点です。これはこの列に条件設定してある印です。
  2. また行番号が青色に変わって表示されています。これも抽出された行である印です。
  3. 左下のステータスバーに、ここでは「332レコード中29個みつかりました」と、全体の行  数と今の抽出結果数が表示されます。
  4. Excel2007より、例えばこの例の場合の業種名より抽出する時に、簡単に複数のデータ
    を抽出条件にできるようになりました。
    Excel2003までは、このような操作では1項目のみの抽出でした。
      (この複数項目を選択したい時の操作は、Aで説明します)

 

 

操作の流れA−食品群名より複数項目を抽出

フィルタを指定します

  1. 【データ】タブ→[並べ替えとフィルタ]の【フィルタ】とクリックします。
    または、【ホーム】ダフ→[編集]の【並べ替えとフィルタ】→【フィルタ】とクリックします。

  2. 1行目の項目名にデータを抽出する矢印  が表示されます。

E列の食品群名より「ソース類」と「乾物類」と「即席食品類」を抽出します

  1. E列の「食品群名」の横に表示された   をクリックします。

  2. 表示された業種名一覧より「(すべて選択)」をクリックで消します。

  3. 今表示させたい「ソース類」と「乾物類」と「即席食品類」をクリックして、チェックをつけます。

  4. 【OK】をクリックします。

食品群名より「ソース類」と「乾物類」と「即席食品類」が抽出されました

  1. 下図のように、食品群名より「ソース類」と「乾物類」と「即席食品類」の99件の抽出表となりました。


 



 

操作の流れB−売上額のトップ15店を抽出

フィルタを指定します

  1. 【データ】タブ→[並べ替えとフィルタ]の【フィルタ】とクリックします。
    または、【ホーム】ダフ→[編集]の【並べ替えとフィルタ】→【フィルタ】とクリックします。

  2. 1行目の項目名にデータを抽出する矢印  が表示されます。

H列の売上金額のトップ15店を抽出します

  1. H列の金額の横の  をクリックします。

  2. 【数値フィルタ】→【トップテン】とクリックします。

トップテンオートフィルタで上位15を指定します

  1. 表示は今「上位」のままで良いです。(「下位」も選択指定出来ます)

  2. 規定値で「10」と表示されているのを「15」に変更します。

  3. 【OK】をクリックします。

売上金額ベスト15が抽出されました

  1. 売上金額ベスト15店が抽出表示されました。

    その上でH列で降順に並べ替えると、さらに売上ベスト15の情報が良く分かります。
 

 

操作の流れC− 業種より麺の文字があるものを抽出

フィルタを指定します

  1. 【データ】タブ→[並べ替えとフィルタ]の【フィルタ】とクリックします。
    または、【ホーム】ダフ→[編集]の【並べ替えとフィルタ】→【フィルタ】とクリックします。

  2. 1行目の項目名にデータを抽出する矢印  が表示されます。

E列の食品群名より「麺」の文字のあるものを抽出します

  1. E列の「食品群名」の横に表示された   をクリックします。

  2. 【テキストファイル】→【指定の値を含む】とクリックします。

「麺」を含むという条件設定します

  1. 下図のように、オートフィルタオプションで、「麺」と入力します。

  2. 【OK】をクリックします。

商品群名の中で「麺」を含むデータが59件抽出されました

  1. 下図のように、食品群名より「麺」の文字を含むものが59件の抽出されました。

 



 

操作の流れD− 空白のセルを抽出

フィルタを指定 します

  1. 【データ】タブ→[並べ替えとフィルタ]の【フィルタ】とクリックします。
    または、【ホーム】ダフ→[編集]の【並べ替えとフィルタ】→【フィルタ】とクリックします。

  2. 1行目の項目名にデータを抽出する矢印  が表示されます。



地区名の空白セルを抽出します

  1. B列の「地区名」の横の  をクリックします。

  2. (すべて選択)をクリックします(チェックをはずします)。

  3. (空白セル)をクリックしてチェックをつけます。

  4. 【OK】をクリックします。

地区名の空白セルが表示されました

  1. 地区名の空白セルは2件抽出されました。
     

      ・データの中に空白セルが無い場合には、(空白セル)は表示されません。

     ・逆に言えば、 本来空白があってはいけない項目の場合、(空白セル)が表示されている場合
      には、入力ミスなどが考えられますので、この方法で抽出して、正しくデータ入力するなどが
      必要でしょう。


 

 

操作の流れE− 売上額が50万以上100万以下を抽出

フィルタを指定 します

  1. 【データ】タブ→[並べ替えとフィルタ]の【フィルタ】とクリックします。
    または、【ホーム】ダフ→[編集]の【並べ替えとフィルタ】→【フィルタ】とクリックします。

  2. 1行目の項目名にデータを抽出する矢印  が表示されます。



売上金額が50万以上100万以下のものを抽出します−1

  1. H列の「金額」の横の  をクリックします。

  2. 【数値フィルタ】→【指定の範囲内】とクリックします。

オートフィルタ オプションで「50万」以上、「100万」以下と指定します

  1. 金額の上段に「500000」と入力します。

  2. 金額の下段に「1000000」と入力します。

  3. 【OK】をクリックします。

売上金額が50万以上100万以下が抽出されました

  1. 売上金額が50万以上、100万以下のデータが4件抽出されました。


 




操作の流れF− 店名の頭に「イツミ」がつく店を抽出

フィルタを指定します

  1. 【データ】タブ→[並べ替えとフィルタ]の【フィルタ】とクリックします。
    または、【ホーム】ダフ→[編集]の【並べ替えとフィルタ】→【フィルタ】とクリックします。

  2. 1行目の項目名にデータを抽出する矢印  が表示されます。



得意先名が「イツミ」で始まるものを抽出します−1

  1. A列の「得意先名」の横の  をクリックします。

  2. 【テキストファイル】→【指定の値で始まる】をクリックします。

得意先名が「イツミ」で始まるものを抽出します−2

  1. オートフィルタオプションで、得意先名の欄に「イツミ」と入力します。

  2. 【OK】をクリックします。


得意先名が「イツミ」で始まる 店が179件抽出されました

  1. 「イツミ」で始まるチェーン店が179店抽出されました。

 




操作の流れG−売上金額の上位5%の店を抽出

フィルタを指定します

  1. 【データ】タブ→[並べ替えとフィルタ]の【フィルタ】とクリックします。
    または、【ホーム】ダフ→[編集]の【並べ替えとフィルタ】→【フィルタ】とクリックします。

  2. 1行目の項目名にデータを抽出する矢印  が表示されます。



売上金額の上位5%を抽出指定します−1

  1. H列の金額の横の  をクリックします。

  2. 【数値フィルタ】→【トップテン】とクリックします。

売上金額の上位5%を抽出指定します−2

  1. トップテンオートフィルタで、中央の欄に5%の「5」を入力します。

  2. 右の欄で「項目」を「パーセント」に変更します

  3. 【OK】をクリックします。

売上金額の上位5%が16件抽出されました

  1. 売上金額の上位5%の16件が抽出されました。

    更に金額を降順(=大きい順)に並べ替えると良い情報となります。

 フィルタ−の設定の解除は、操作1と同様に再度
 【データ】タブ→[並べ替えとフィルタ ]→【フィルタ】とクリックします。
 または、【ホーム】ダフ→[編集]の【並べ替えとフィルタ】→【フィルタ】とクリックします。

 すると各項目名に設定された  は解除されます。