PHP  エクセル10倍活用術              操作編

 ・ピンポイントドリルダウン表を作成する

 


操作の概要

 ここでは、Excel の分析ツールであるピボットテーブルを利用した、ドリルダウン表の中で、特に1つの項目だけのピンポイントでのドリルダウンが簡単に出来る 「ピンポイントドリルダウン表」の作成方法と利用説明をします。
 

操作の流れ

下図のような「売上伝票明細データ」表があります

  • ここでは下図のような項目名を持った、43,357件の売上伝票明細データがあります。
    このデータは、2009年4月1日より2011年3月31日までの2ヶ年のデータです。
    これを利用してピボットテーブルで、ピンポイントドリルダウン表を作成する操作を説明します。

ピボットテーブルを指定します

  1. 表内の任意のセル1つをクリックしておきます。ここではA1をクリックしています。

  2. 【挿入】タブ→[テーブル]の【ピボットテーブル】をクリックします。

「ピボットテーブルの作成」が表示されます

  1. 「ピボットテーブルの作成」のダイアログが表示されます。

  2. 今はExcelの表から、ピボットテーブルを作成するので、このまま【OK】とします。

新規シートに白紙のピボットテーブルが表示されます

  1. 新規シートに下図のように、ピボットテーブルを作成する為の『白紙の表』と『ピボットテーブルのフィールドリスト』が表示されます。
    またリボンバーもピボットテーブル関係が表示されました。

ピンポイントドリルダウン表を作成してみましょう−概要説明

  • このデータより、ドリルダウンする時は、時間軸では出来ませんので、組織軸でドリルダウンします。

  • ここでは「部門名」→「担当者名」→「業種」→「得意先名」→「商品名」とドリルダウンして、「売上額」を見てみます。

  • 但し、全体の項目をドリルダウンで表示するのではなく、1つの項目のみのドリルダウンを作成します。
    (利用方法は最後のワンポイントで説明します)

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一番の大分類項目の「部門名」を行欄へ

  1. 一番の大分類項目である「部門名」を行欄へドラッグします。

  2. そして、「売上金額」をデータ欄へドラッグします。
    部門別の売上額表が出来ました。

その部門名より、1項目のみをドリルダウンさせて行きます

  1. ここでは、「営業2課」のみをドリルダウンさせる事とします。
    ですから「営業2課」(ここではA5)をダブルクリックします。

  2. すると下図のような「詳細データの表示」ダイアログが表示されます。

次に表示させたい項目を選択します

  1. 次に表示させたいのは「担当者名」です。
    ですから、「担当者名」をクリックで選択し、【OK】をクリックします。

  2. すると「営業2課」だけの「担当者名」が表示されました。

また次に、表示させたい項目を選択します

  1. 操作8〜操作11と同じ要領での繰り返しです。
    次にピンポイントで表示させたい担当者を選びます。
    ここでは「森口 進」を選択し、ダブルクリックします。

  2. 次の詳細項目として、「業種」を選択します。

  3. 森口さんだけの業種が表示されました。

また次に、表示させたい項目を選択します。

  • ここからの操作は繰り返しなので、簡単に説明し結果を表示します。
  1. 森口さんの「コンビニ」を見たいので、「コンビニ」をダブルクリックします。
    次にみたい詳細項目は「得意先名」とします。

  2. 表示された「コンビニ」の「得意先名」の中から次に見たいのは「ピコボレー」として、その「 ピコボレー」をダブルクリックします。
    その次に見たい詳細項目は「商品名」とします。

    れで 「営業2課」の「森口 進」の「コンピニ」の「ピコボレー」だけの商品別売上表が出来ました

  • Excel2007 の標準の表形式は上図のようなコンパクト形式になっています。
  • Excel2003 のような表形式に変更する事も出来ます。
  • 下記にその操作と結果を示します。

    ○この先の説明は、コンパクト形式のままで進めます。
  1. 【デザイン】タブ→[レイアウト]の【レポートのレイアウト】→【表形式で表示】とクリックします。

 

このピンポイントドリルダウン表を閉じてみましょう

  • 今ピンポイントで降りてきた順番と逆順番で、  をクリックすると閉じて行きます。
  1. ここではA10の「ピコボレー」の  をクリックします。→「商品名」の詳細表示が閉じました。

  2. 次に、ここではA9の「コンビニ」の  をクリックします。→「 得意先名」の詳細表示が閉じました。

  3. 次に、ここではA8の「森口 進」の  をクリックします。→「業種」の詳細表示が閉じました。

  4. 最後に、ここではA5の「営業2課」の  をクリックします。→「担当者名」の詳細表示が閉じました。

    これで、下図のように詳細表示のない表が出来ました。
    一見最初の表のようですが、各課のセルの前に  がついています。
     

    ・このダブルクリックで閉じる場合に、いっきに「営業2課」の  で 、閉じる事も
     出来ます。
    ・ただし、その場合には、操作21より説明する、ピンポイントドリルダウンさせる時は、
     例えば業種は「コンビニ」が選択されての、ピンポイントドリルダウンになります。
     (勿論そこで「コンビニ」を  で閉じて、「スーパー」に変える事は出来ます)
    ・そこで面倒でも丁寧に閉じて行った方が、のちのちの操作が自由にに行えますので、
     その方法をお勧めします。

ここからは自由にピンポイントで詳細が見られます

  • これで準備は出来ました。これからが威力の発揮です。
    好きな見たい項目の  をクリックするだけで、その下位に詳細指定した、項目の詳細 のみがピンポイントに表示されて行きます。
  1. 例えば、「営業1課」の  をクリックします。→「営業1課」の「担当者 」だけが表示されます。

  2. その1課の担当者の中から、ここでは「三好 松雄」の  をクリックします。→「三好さん」の「業種 」だけが表示されます。

  3. その三好さんの業種の中から、ここでは「スーパー」の  をクリックします。→「スーパー」の「 得意先名」だけが表示されます。

  4. その得意先名の中から、ここでは「スーパーフラワー」の  をクリックします。→「 スーパーフラワー」の「商品名」だけが表示されます。

    このように、 のクリックだけで、ピンポイントにドリルダウンして表示されて行きます。
    また、逆にドリルアップは 
     のクリックだけで行えます。

  • このピンポイントドリルダウンの操作20で閉じた状態で、保存しておきます。
    すると、今後いつでも、見たい項目だけの詳細な情報が何時でも見ることが出来ます。
     
  • 「○○別○○別○○別の売上表」という情報がいつでも数秒でつかむことが出来ます。
     
  • 元の表にデータが追加されている場合には、【オプション】タブ→[データ]の【更新】を
    クリック(または【データ】タブ→[接続]の【すべて更新】をクリックすれば、いつでも
    元の表からの最新情報に更新されます。

 

 
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  • データ分析の考え方や、ピボットテーブルやピボットテーブルの考え方や操作 は下記の筆書の本にて詳細に説明しています。

    『Excelでマスターする ビジネスデータ分析 実践の極意』(アスキー・メディアワークス社)
    上記より amazon.co.jp の本の購入へリンクしています。
    またこのWebと同じ、suminaka.com の「書籍・ツールのご紹介」からでも、リングで進めます。

    このWebサイトでは全ては説明できないため、是非上記の本を参照して頂ければ思います。
    この本は2003年に初版が発刊されて、現在13刷まで増刷されています。
    但し、2003年刊なので、図は Excel2002 バージョンです。
    データ分析の考え方や進め方を中心に説明していますので、操作だけでなく考え方を参考にしていただければと思います。

    Excel2007・2010のリボン等の操作の説明はありませんが、データ分析の操作の流れや、ピボットテーブルやピボットグラフで何が出来るかは、良く分かると思います。