PHP　　エクセル１０倍活用術　　　　　　　　　　　　　　操作編

　・分析グラフをPowerPointへ貼り付ける時の大切な注意点と２つの方法

　

操作の概要

　ピボットグラフで分析したグラフをコピーして、PowerPoint に貼り付けて、報告書や提案書に活用する事は良くあります。
　その場合に大切な注意点があります。ここではＥｘｃｅｌ2010 のピボットグラフをコピーして、PowerPoint2010 へ貼り付ける場合の注意点等を説明します。
　

　

多量な元データより作成したピボットグラフを、そのままコピー＆ペースト（貼り付け）した場合には　　マークが表示されます。

【リンク貼り付けオプション】　　での操作は注意して下さい。


　

以下に、それぞれの場合を説明します。

  1. 貼り付け先のテーマを利用しブックを埋め込む　

    これを選択するとExcel のブック全体をPowerPoint が持つ事になり、ファイル容量も膨大になります。その上万が一そのデータを他社の方に渡したら、元のデータをすべて持っているので情報漏洩の問題が発生します。 良く注意して利用してください。

  2. 元の書式を保持しブックを埋め込む　

    これも選択すると、書式は違いますが、Excel のブック全体をPowerPoint が持つ事になり、ファイル容量も膨大になります。その上万が一そのデータを他社の方に渡したら、元のデータをすべて持っているので情報漏洩の問題が発生します。 良く注意して利用してください。この選択にも注意を充分にして下さい。
    　

  3. 貼り付け先のテーマを使用しデータをリンク　

    何もしない場合には、これになります。ファイル容量は小さいです。
    リンク情報を持っているので、ご自分のＰＣに入れて客先でデモする場合などには、有効です。
    グラフの種類の変更や元のExcelもリボンより表示も出来ます。

    （○この場合を後の操作説明で説明します）
    　

  4. 元の書式を保持しデータをリンク　

    これも3番目と書式違いで同じです。
    　

  5. 図　

    これが一番お勧めの方法です。図ならば変更される事もなく、安心です。事情によりますが、なるべくこれで貼り付ける事をお勧めします。

　

　

操作の流れ−Excel データにリンクした貼り付けの場合

下図のようなピボットグラフがあります

  • 下図のようなピボットグラフがあります。
    これは４万件あまりのデータ（売上伝票明細データ）より作成したものです。

通常のコピー＆ペーストの場合

  1. ピボットグラフの表示されたシートで、【コピー】を指定します。

  2. PowerPoint2007 の白紙のスライドにそのまま貼り付けます。

グラフをダブルクリックしてみます

  1. グラフをダブルクリックしてみます。→リボンが下図のように変更になりました。

  2. ここよりグラフの種類の変更も、スタイルの変更も出来ます。

  3. 「データ」 欄で、【データの選択】【データの編集】【データの更新】も出来ます。

【データの選択】を指定してみます

  • 例えば【データの選択】をクリックすると、別 Window にExcel が立ち上がり「売上伝票明細データ」のピボットテーブルのシートが表示されます。ます。

  • これでデータの選択の変更が出来る事は、とても良い機能です。

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【データの編集】を指定してみます

  • 例えば【データの編集】をクリックすると、別 Window にExcel が立ち上がり「売上伝票明細データ」のピボットテーブルのシートが表示されます。

  • ここでピボットテーブルの 操作をして、ピボットグラフの内容の変更も出来ます。このExcel でグラフを変更すると、PowerPoint 上のグラフもリンクして変更されます。

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結論として、多量な元データより作成したピボットグラフを、コピー＆ペースト（貼り付け）した
場合には　　マーク より、【図】の選択をお勧めします。

もちろん、【リンク貼り付け】も【ブック全体の貼り付け】も良い面は多々あります。

　「ＯＬＥ」（Object Linking and Embedding）という機能で、Office のソフト同士で、コピー＆ペーストをすると、前のソフトでの機能もそのまま埋め込まれるという事です。

この利点は、PowerPoint 上で、データ分析が出来るという事です。
他の視点からの分析やグラフの形も変更出来ます。見せるだけでは、とても良い機能です。　

必要により使い分けて下さい。
  • データ分析の考え方や、ピボットテーブルやピボットテーブルの考え方や操作 （Ｅｘｃｅｌ2002の）は、詳細に全て、筆書の本にて詳細に説明しています。
    ここでは全ては語れませんので、是非下記の本を参照して頂ければ思います。
    この本は2003年に初版が発刊されて、現在１４版まで増刷されています。

    但し、2003年刊なので、図は Ｅｘｃｅｌ2002 バージョンです。
    又、Ｅｘｃｅｌ2007 より、ツールバーがリボンバーに変更されて、操作の面では少し違いがあります。
    　このWebにおいて、Ｅｘｃｅｌ2010 の操作の基本操作等は記載しますが、全ての考え方や操作の記載は出来ません。
    　Excel2010の具体的な操作説明ではありませんが、操作の参考にはなると思います（操作の行き道が違いますが、ピボットテーブルやピボットグラフで何が出来るかは、良く分かると思います）。
    　ビジネスデータ分析の考え方の参考には大いになります。よろしければ、一読をお勧めします。

    『Ｅｘｃｅｌでマスターする　ビジネスデータ分析　実践の極意』（アスキー・メディアワークス社）
    上記より amazon.co.jp の本の購入へリンクしています。

    又このWebと同じ、suminaka.com の「書籍・ツールのご紹介」からでも、リングで進めます。